Δευτέρα σήμερα και ανοίγοντας το laptop, ήδη έχεις μία αρκετά καλή ιδέα του εβδομαδιαίου σου προγραμματισμού, αφού κάποιες συναντήσεις ήδη έχουν προστεθεί στο calendar σου. Κι εκεί σκέφτεσαι: “Γιατί να συμμετέχω σε αυτές τις συναντήσεις; Δεν έχει κανένα νόημα, δεν καταλήγουν πουθενά. Απλά χάνουμε χρόνο για ακόμη μία εβδομάδα!”
Δεν έχεις άδικο. Κάνουμε meetings καθημερινά – κάποια πιο σύντομα, κάποια άλλα ατελείωτα- πόσα από αυτά, όμως, είναι πραγματικά χρήσιμα;
Κι ενώ υπάρχει πλέον πληθώρα δεδομένων και πληροφοριών για το πως να βελτιώσουμε τα αποτελέσματα ενός meeting (θέτοντας ξεκάθαρο στόχο, επικοινωνώντας νωρίτερα την agenda, εμπλέκοντας ανθρώπους που σχετίζονται άμεσα με το περιεχόμενο κτλ.), τα περισσότερα από αυτά αφορούν δράσεις που μπορεί να κάνει εκείνος που έχει τον έλεγχο του meeting – ο facilitator, ένας senior εργαζόμενος, ο manager ή ο CEO.
Tί γίνεται, λοιπόν, αν δεν ανήκεις στις παραπάνω κατηγορίες;
Πιθανόν να συμμετέχεις σε “μόνιμα-κακά-meetings”, βιώνοντας άγχος και συναισθήματα αβοηθησίας, αφού αν ο Manager σου δεν έχει αφιερώσει χρόνο για να βελτιώσει τα αποτελέσματα των συναντήσεων ή δεν σου έχει δώσει κάποια καθοδήγηση μέχρι τώρα.
Τί μπορείς να κάνεις, λοιπόν, αν ανήκεις σε αυτούς τους συμμετέχοντες; Μπορείς να αλλάξεις την κατεύθυνση της συνάντησης, όταν αυτή έχει πάρει την κάτω βόλτα;
Ευτυχώς, έχεις επιλογές.
O παρακάτω οδηγός αναλύεται σε βήματα που διαφοροποιούνται με βάση την ψυχολογική ασφάλεια που υπάρχει στην επιχείρηση στην οποία εργάζεσαι, αλλά και στην ομάδα σου γενικότερα. Επίλεξε εκείνο το βήμα που θεωρείς ότι ανταποκρίνεται καλύτερα τόσο στις ανάγκες, τις επιλογές αλλά και την κουλτούρα που έχει δημιουργήσει ο/η προϊστάμενός σου και η εταιρεία σου.
- “Η βοηθητική λύση” είναι χρήσιμη όταν το επίπεδο ψυχολογικής ασφάλειας στην ομάδα ή τον facilitator του meeting είναι χαμηλό. Σε αυτή την περίπτωση, αντί να θέσεις το πρόβλημα μετωπικά, ανοιχτά και με ευθύτητα, επιλέγεις να διατυπώσεις ερωτήσεις που θα βοηθήσουν εσένα ή την υπόλοιπη ομάδα να εντοπίσετε τι σας κρατά πίσω από ένα πιο αποτελεσματικό meeting.
- “Η εστιασμένη στη λύση πρόταση” λειτουργεί όταν υπάρχει μέτρια ψυχολογική ασφάλεια. Εδώ, αποσαφηνίζεις τα ελαττωματικά σημεία του meeting, κάνοντας ερωτήσεις που θα αναδείξουν πώς η βελτίωσή τους θα ενισχύσει την παραγωγικότητα των συναντήσεων σας.
- “Η εποικοδομητική αντιπαράθεση” αφορά ομάδες με υψηλή ψυχολογική ασφάλεια. Με αυτή την επιλογή, επιλέγεις να ονοματίσεις αυτό που λειτουργεί ανασταλτικά για τα meetings σας και να δώσεις feedback με στόχο μία καταλήξετε σε μία πιο παραγωγική λύση.
¿? Πώς μπορώ να εφαρμόσω αυτόν τον οδηγό σε πράξη;
Ανάλογα με την κάθε περίπτωση, θα υπάρχουν συναντήσεις στις οποίες θα μπορείς να εφαρμόσεις τα παραπάνω βήματα πριν από κάποιο meeting, κάποιες φορές θα έχεις τη δυνατότητα να το κάνεις κατά τη διάρκεια, ενώ θα υπάρξουν περιπτώσεις που θα έχει περισσότερο νόημα να προχωρήσεις στην εφαρμογή του παραπάνω οδηγού μετά το τέλος της συνάντησης. Παρακάτω θα βρεις τρόπους να εφαρμόσεις τα βήματα σου ανάλογα με κάθε περίπτωση ξεχωριστά, με μερικά από τα πιο συχνά σενάρια που συναντάμε.
Πριν από το meeting
Ας υποθέσουμε ότι έχεις σε τρεις ημέρες ένα σημαντικό meeting για το οποίο δεν έχεις λάβει το απαραίτητο υλικό προετοιμασίας (π.χ. agenda συνάντησης). Σε αυτή την περίπτωση μπορείς να στείλεις στον υπεύθυνο του meeting, ενα email, slack ή teams message ή να τον προσεγγίσεις αυτοπροσώπως με τους ακόλουθους τρόπους:
Η βοηθητική λύση: “Καλημέρα Άννα. Σε ευχαριστώ πολύ που με πρόσθεσες στο meeting της Τετάρτης. Αναρωτιόμουν αν υπάρχει κάτι που χρειάζεται να κάνω για να βοηθήσω ή να προετοιμάσω εκ των προτέρων; Σε ευχαριστώ – τα λέμε την Τετάρτη!”
Η εστιασμένη στη λύση πρόταση: “Καλημέρα Άννα. Σε ευχαριστώ πολύ που με πρόσθεσες στο meeting της Τετάρτης. Θέλω να διασφαλίσω ότι θα προσφέρω όσο το δυνατόν περισσότερο σε αυτή τη συνάντηση, οπότε αναρωτιόμουν αν υπάρχει κάποιο υλικό προετοιμασίας που μπορείς να μοιραστείς μαζί μου νωρίτερα ή μία agenda με το περιεχόμενο και τους στόχους της συνάντησης, ώστε να με βοηθήσει να οργανωθώ στο μέγιστο δυνατό. Σε ευχαριστώ!”
Η εποικοδομητική αντιπαράθεση: “Καλημέρα Άννα. Έχουμε προγραμματισμένο ένα σημαντικό meeting σε δύο ημέρες και παρατήρησα ότι δεν έχεις μοιραστεί κάποια agenda, υλικό προετοιμασίας ή πληροφορίες σχετικά. Θα μπορούσες να τα μοιραστείς μαζί μας εγκαίρως ώστε να προετοιμαστεί όλη η ομάδα όσο το δυνατόν καλύτερα; Θα χαρώ να σε δω την Τετάρτη!”
Κατά τη διάρκεια του meeting
Όλοι έχουμε βρεθεί σε meetings που μοιάζουν περισσότερο με καταιγίδα, παρά με μία παραγωγική συνάντηση: off-topic συζητήσεις που δεν αφορούν τον στόχο της συνάντησης, συμμετέχοντες που πλατιάζουν και καταναλώνουν πολύ από τον χρόνο των υπολοίπων, εστίαση σε προβλήματα που βρίσκονται έξω από την agenda.
Ας υποθέσουμε ότι βρίσκεσαι μέσα σε ένα meeting και δύο συμμετέχοντες βγαίνουν εκτός θέματος καταναλώνοντας πολύ από τον πολύτιμο χρόνο της ομάδας.
Η βοηθητική λύση: “Μπορεί κάποιος να με βοηθήσει να καταλάβω ποια είναι η agenda της σημερινής συνάντησης; Θα με βοηθήσει να εστιάσω καλύτερα εκεί που χρειάζεται και να συμμετέχω περισσότερο.”
Η εστιασμένη στη λύση πρόταση: “Γιάννη, έχω την εντύπωση ότι το θέμα που φέρνεις δεν περιλαμβάνεται στη σημερινή μας agenda. Παρόλα αυτά, επειδή θεωρώ ότι είναι σημαντικό και όλοι θα ωφεληθούμε αν το διερευνήσουμε περισσότερο – σκέφτομαι το εξής: μπορούμε να προσθέσουμε τόσο το ζήτημα, όσο και τους λόγους για τους οποίους είναι σημαντικό να το επεξεργαστούμε στην agenda της επόμενης συνάντησής μας;”
Η εποικοδομητική αντιπαράθεση: “Νιώθω ότι έχουμε βγει εκτός θέματος εδώ και λίγη ώρα κι ανησυχώ ότι δεν θα προλάβουμε να συζητήσουμε όλα τα ζητήματα που αφορούν τη σημερινή agenda. Μπορούμε να προχωρήσουμε εστιάζοντας σε όσα χρειάζεται να συζητήσουμε σήμερα; Μπορούμε να προγραμματίσουμε μία νέα συνάντηση για να επεξεργαστούμε το ζήτημα που φέρνεις, εφόσον αισθάνεσαι ότι είναι σημαντικό.”
Μετά το meeting
Συνήθως, μετά το τέλος ενός meeting ξεκινά η πραγματική δουλειά. Οι συναντήσεις χρειάζεται να ολοκληρωθούν με μία σειρά από follow-up δράσεις και βήματα που αφορούν τους συγκεκριμένους συμμετέχοντες που ήταν παρόντες. Τί γίνεται, όμως, όταν αυτή η ορμή και η αποφασιστικότητα του meeting σβήνει μαζί με το τέλος της συνάντησης;
Ας υποθέσουμε, το εξής σενάριο: Στο τέλος μίας συνάντησης έχουν δοθεί συγκεκριμένες δράσεις στον καθένα σας. Μία από αυτές είναι ένας συνάδελφος να σου προωθήσει ένα report με τα αποτελέσματα μίας marketing ενέργειας που κάνατε ενός των επομένων 3 ημερών. Εχει περάσει μία εβδομάδα κι εσύ δεν έχεις νέα του.
Η βοηθητική λύση: “Γεια σου Ελένη! Έχεις σήμερα μερικά λεπτά να δούμε τις σημειώσεις μας από το meeting της Πέμπτης; Μόλις τις κοιτούσα και δεν είμαι σίγουρη για τα επόμενά μας βήματα. Σε ευχαριστώ!”
Η εστιασμένη στη λύση πρόταση: “Γεια σου Ελένη! Είχα την εντύπωση πως θα μου προωθούσες το marketing report την προηγούμενη εβδομάδα, οπότε αναρωτιέμαι: πώς μπορώ να σε βοηθήσω για να είμαστε συνεπείς στο χρονοδιάγραμμά μας;”
Η εποικοδομητική αντιπαράθεση: “Γεια σου, Ελένη. Περίμενα το marketing report σου την προηγούμενη Πέμπτη, αλλά δεν έχω λάβει κάτι έως σήμερα. Προτείνω να κάνουμε μία σύντομη συνάντηση ενός της ημέρας, ώστε να δούμε που βρισκόμαστε στο project και να προχωρήσουμε αναλόγως.” (Aυτός ο τρόπος προσέγγισης είναι καλύτερο να γίνει αυτοπροσώπως για να αποφευχθούν τυχόν παρεξηγήσεις).
Να θυμάσαι, ότι ακόμη και σε ομάδες ή εταιρείες με χαμηλή ψυχολογική ασφάλεια, μπορείς με προτάσεις να βοηθήσεις στην οργάνωση ή τη βελτίωση των συναντήσεων που πραγματοποιούνται. Με τη σειρά τους, αυτές οι παρεμβάσεις, μπορούν να οδηγήσουν σε μεγαλύτερη διαφάνεια και μεγαλύτερη ψυχολογική ασφάλεια.
Μην ξεχνάς, πως όταν μιλάς, δίνεις ένα θετικό παράδειγμα και προσκαλείς και τους άλλους να μιμηθούν τη συμπεριφορά σου με σεβασμό που θα επιτρέψει στην ομάδα σας να μάθει, να δημιουργήσει και -τελικά -να αναπτυχθεί.
