#managingpeople - Πώς να κάνω καλύτερες ερωτήσεις;

Αυτή είναι η πιο σημαντική δεξιότητα που οι περισσότεροι managers ή εργοδότες αμελούν να αναπτύξουν.

Ας υποθέσουμε ότι μπαίνει στο γραφείο σας ένα μέλος της ομάδας σας ζητώντας βοήθεια: το project που έχει αναλάβει έχει μείνει πίσω, καθώς προέκυψαν καθυστερήσεις και προβλήματα τα οποία φαίνεται να δυσκολεύεται να διαχειριστεί. Ως manager τι πρέπει να κάνετε; Αν η πρώτη σας σκέψη είναι να προτείνετε μία λύση, ίσως χρειαστεί να το ξανασκεφτείτε. Παρόλο που το να δώσουμε μία λύση στα προβλήματα των εργαζομένων ή των υφισταμένων μας φαίνεται η σωστή απόφαση, αυτό που καταφέρνουμε, τελικά, είναι να θυσιάζουμε το μακροπρόθεσμο όφελος για το βραχυπρόθεσμο. Επιλέγοντας την "εύκολη" διαδρομή, καταφέρνουμε να: 1. εμποδίζουμε την ανάπτυξη του υφισταμένου μας, 2. σαμποτάρουμε τη δυνατότητα να αναδυθούν έξυπνες ή καινοτόμες ιδέες, 3. και τέλος, να προσθέτουμε επιπλέον βάρος στους δικούς ώμους - αφού εμείς καλούμαστε να σκεφτούμε τελικά μία λύση στο πρόβλημα.

Την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να απαντήσετε στο πρόβλημα ενός εργαζόμενού σας, μπορείτε να ακολουθήσετε μία άλλη τακτική που ομολογουμένως, θα έχει περισσότερη αξία τόσο για εσάς, όσο και για το ίδιο το άτομο που αντιμετωπίζει την πρόκληση για την οποία συζητάτε: η αναζήτηση της λύσης από τον ίδιο τον εργαζόμενο μέσω ερωτήσεων που γίνονται από εσάς.

Κάνε τις σωστές ερωτήσεις


Κι όταν λέμε "σωστές", αρχικά εννοούμε τις ερωτήσεις που βοηθούν τον εργαζόμενο να αισθανθεί ενδυναμωμένος. Ερωτήσεις που θα τον εμποτίσουν με δύναμη, αυτοπεποίθηση και θα τον βοηθήσουν να αποκτήσει μία καλύτερη αίσθηση των δυνατοτήτων και των ικανοτήτων του.

"Όταν ο εργοδότης ή ο manager ζητά τις ιδέες ενός υφισταμένου, στέλνει το μήνυμα ότι αυτές είναι καλές - ίσως, καλύτερες και από τις δικές του. Το άτομο, τότε, αποκτά αυτοπεποίθηση, τολμά περισσότερο και γίνεται πιο ικανό." (John Wiley & Sons, 2005)

Οι πιο αποτελεσματικές κι ενδυναμωτικές ερωτήσεις προσφέρουν ένα ή και περισσότερα από τα παρακάτω:

  1. Σαφήνεια: "Θα μπορούσες να μου πεις περισσότερα για την κατάσταση;"

  2. Καλύτερες εργασιακές σχέσεις κι εμπιστοσύνη: Αντί να ρωτήσετε "Έχεις καταφέρει τον στόχο σου;", επιλέξτε "Πώς πηγαίνουν τα πράγματα σε σχέση με τον στόχο σου;"

  3. Αναλυτική και κριτική σκέψη: "Ποιες πιστεύεις ότι είναι οι συνέπειες επιλέγοντας αυτή την κατεύθυνση;"

  4. Αναστοχασμό και νέα οπτική: "Γιατί πιστεύεις ότι αυτό λειτούργησε;" ή "Τί αν θα έκανες διαφορετικό μπορεί να βελτίωνε την προσπάθειά σου;"

  5. Καινοτομία: "Με ποιον άλλο τρόπο θα μπορούσε να γίνει;" ή "Τί άλλο θα βοηθούσε που δεν έχεις σκεφτεί μέχρι τώρα;"

  6. Πρόκληση: "Τί πιστεύεις ότι θα χάσεις αν μοιραστείς τις αρμοδιότητες που αφορούν την ολοκλήρωση του project;"

  7. Ευθύνη και κυριότητα των λύσεων από τον εργαζόμενο: "Τί προτείνεις να κάνουμε με βάση τη μέχρι τώρα εμπειρία σου;"

Χτίσε μία κουλτούρα που "αγκαλιάζει" τις ερωτήσεις


Οι ερωτήσεις είναι σίγουρα ένα εργαλείο για κάθε manager. Αποκτά, όμως, ακόμη μεγαλύτερη αξία όταν προωθείται από τον τελευταίο ως ένα εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από κάθε έναν μέσα στον οργανισμό. Για να χτίσετε μία κουλτούρα που είναι συνολικά ανοιχτά σε αυτό το εργαλείο θα πρέπει για αρχή να είστε οι ίδιοι ανοιχτοί στα ερωτήματα των εργαζομένων σας. Για παράδειγμα μπορείτε να τους ζητήσετε στην επόμενη αξιολόγηση να ετοιμάσουν τις καλύτερες ερωτήσεις που φαίνεται να τους βοήθησαν το τελευταίο εξάμηνο. Αυτές μπορεί να είναι ερωτήσεις που τους οδήγησαν σε νέες ιδέες ή λύσεις ή ακόμα κι ερωτήσεις που θα ήθελαν να θέσουν σε εσάς για να τους βοηθήσουν να ενισχύσουν την αποτελεσματικότητά τους.


Ένας άλλος τρόπος είναι να χρησιμοποιείται αυτό το εργαλείο στην εργασιακή σας καθημερινότητα όχι μόνο για την εύρεση λύσεων σε τυχόν προβλήματα, αλλά και για την παρακολούθηση των εργασιακών σχέσεων της ομάδας ή ακόμα και τις αποδοτικότητας, όπως παρακάτω:

  • Εργαζόμαστε πάνω σε αυτό το project πάνω από 4 ώρες σήμερα. Τί νομίζετε ότι κάναμε καλύτερα ως ομάδα;

  • Τί μας βοήθησε, πιστεύετε, να καταλήξουμε σε μία επιτυχημένη στρατηγική;

  • Πώς μπορούμε να κάνουμε καλύτερες ερωτήσεις;

  • Πώς μπορούμε να εφαρμόσουμε όσα μάθαμε και σε άλλα κομμάτια της εργασίας μας;

  • Ποιες δεξιότητες ηγεσίας αναδύθηκαν μέσα από την ομάδα σήμερα;

Τί ερωτήσεις να μην κάνεις


Παρόλο που όλοι γνωρίζουμε πως δεν υπάρχουν κακές ερωτήσεις, είναι σημαντικό να σταθούμε πως υπάρχουν συγκεκριμένοι τύποι ερωτήσεων που όταν τίθενται μπορεί να έχουν σημαντικά αρνητικές συνέπειες στους εργαζόμενους.

1. Οι ερωτήσεις που ξεκινούν με το "γιατί" ή οι ερωτήσεις που εστιάζουν στο ελάττωμα, το έλλειμα, την αποτυχία.

Τέτοιου είδους ερωτήσεις συνήθως έχουν ως αποτέλεσμα το άτομο στο οποίο απευθύνονται, να πάρει αμυντική στάση, περιορίζοντας έτσι τις δυνατότητες για έναν παραγωγικό διάλογο με στόχο τη λύση κι ενισχύοντας τη πιθανότητα να δημιουργηθούν παρεξηγήσεις και προστριβές.

Για παράδειγμα:

  • Γιατί έμεινες πίσω στον προγραμματισμό;

  • Ποιο είναι το πρόβλημά σου με αυτό το task;

  • Ποιος δεν ακολουθεί;

  • Δεν μπορείς να κάνεις κάτι καλύτερο από αυτό;

2. Οι ερωτήσεις που φαίνεται να αναζητούν συγκεκριμένη απάντηση.


Συνήθως αυτές οι ερωτήσεις δείχνουν στον εργαζόμενο ότι ο manager (ή ο εργοδότης) περιμένει από εκείνους να απαντήσουν με συγκεκριμένο τρόπο, γεγονός που τους κάνει να μην απαντούν ειλικρινά ή με διαφάνεια.


Για παράδειγμα:

  • Ήθελες να το αναλάβεις μόνος σου, σωστά;

  • Δεν συμφωνείς ότι ο Γ. είναι το πρόβλημα εδώ;

  • Όλοι στην ομάδα πιστεύουν ότι ο Γ. καθυστερεί την υλοποίηση του project. Εσύ;

3. Οι κλειστές ερωτήσεις.

Αν και οι κλειστές ερωτήσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος να ξεκινήσετε ή να ολοκληρώσετε μία συζήτηση, σκεφτείτε ότι μία πιθανή υπερβολική χρήση τους, μπορεί να κάνει τον συνομιλητή σας να αισθανθεί ότι ανακρίνεται!


Για παράδειγμα:

  • Είναι καλή στιγμή να μιλήσουμε;

  • Τί ώρα είναι το meeting;

  • Πόσα άτομα θα είναι;

  • Ποιος άλλος θα παρευρεθεί;

  • Πότε θα είναι έτοιμο το report;

  • Πότε θα σταλεί το action plan της συνάντησης;

H επιτυχία τους, είναι δική σας επιτυχία!


Όσο θα προσπαθείτε να ηγηθείτε της ομάδας σας με περισσότερες ερωτήσεις και λιγότερες συμβουλές, να θυμάστε ότι είστε τόσο επιτυχημένος όσο είναι κι η ομάδα σας! Θέτοντας σε εκείνη τις "σωστές" ερωτήσεις, βοηθάτε κάθε μέλος της να ενισχύσει την αυτοπεποίθησή του, την κριτική του σκέψη, τη δημιουργικότητα, την επινοητικότητα, αλλά και την εύρεση λύσεων. Δεξιότητες που δεν αντανακλώνται μόνο επάνω σας ή στην ομάδα, αλλά και σε ολόκληρο τον οργανισμό όταν προκύψουν νέες προκλήσεις ή ευκαιρίες.

Δεν χρειάζεται να ξέρεις μία απάντηση για να κάνεις μία καλή ερώτηση. Μία καλή ερώτηση θα φέρει, τελικά, μία απάντηση! - Michael J. Marquardt

_________________________________


Τα coaching προγράμματα παρέμβασης πραγματοποιούνται τόσο δια ζώσης, όσο και online - αν έχετε περισσότερες απορίες μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω της φόρμας επικοινωνίας, ή τηλεφωνικά, διαφορετικά μπορείτε να επισκεφτείτε τις πιο συχνές ερωτήσεις που μου κάνουν για περισσότερες διευκρινήσεις.

67 views