Σε ποια κατηγορία ανήκεις και πως αυτό επηρεάζει την εργασιακή σου απόδοση;
Διανύουμε αισίως το πρώτο εξάμηνο του 2021 και σε συνδυασμό με την κρίση της πανδημίας, υπάρχει έντονα η αίσθηση ότι είμαστε πιο πολυάσχολοι από ποτέ! Συζητώντας με φίλους, οικογένεια και συναδέλφους, συνειδητοποιούμε πόσο έντονοι είναι οι ρυθμοί εργασίας των περισσοτέρων, με απαντήσεις όπως οι: «δεν προλαβαίνω», «έχω δουλειά για το σπίτι», «δεν πρόλαβα να κάνω διάλειμμα πάλι σήμερα», «θα χρειαστεί να δουλέψω και το Σαββατοκύριακο», να είναι αρκετά συνήθεις!
Η προσδοκία να είμαστε αποτελεσματικοί δημιούργησε λανθασμένα την εντύπωση ότι η πραγματικά υψηλή εργασιακή απόδοση ισοδυναμεί με το να είμαστε συνεχώς απασχολημένοι. Εντύπωση, η οποία στην πράξη μας εξαντλεί πνευματικά, ψυχολογικά και σωματικά με αποτέλεσμα να φλερτάρουμε έντονα με το ενδεχόμενο ενός πιθανού burn out, ή στην καλύτερη περίπτωση μίας αρκετά πτωχής αποδοτικότητας, παρόλο που εμείς αισθανόμαστε ότι κάνουμε ό,τι καλύτερο μπορούμε!
Νιώθετε ότι εργάζεστε όλη ημέρα, αλλά δεν καταφέρνετε τίποτα;
Ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά των αποτελεσματικών και παραγωγικών ανθρώπων είναι ότι εκείνοι καθορίζουν τη ροή της ημέρας, κι όχι τα γεγονότα της ημέρας εκείνους.
1. Ο απασχολημένος προσπαθεί να «στριμώξει» όσα περισσότερα tasks μπορεί μέσα σε λίγες ώρες, ενώ ο παραγωγικός μειώνει την λίστα του κατά 50%, επιλέγοντας να ολοκληρώσει εκείνα που έχουν πραγματική σημασία και θα κάνουν τη διαφορά.
2. Ο απασχολημένος επιλέγει το multitasking κάνοντας πολλά πράγματα ταυτόχρονα, χωρίς να καταφέρνει να ολοκληρώσει κάποιο σωστά ή αποτελεσματικά, ενώ ο παραγωγικός επιλέγει να συγκεντρωθεί σε συγκεκριμένα tasks που θα προχωρήσει σε συγκεκριμένο χρόνο.
3. Ο απασχολημένος αναλαμβάνει όποια εκκρεμότητα προκύψει χωρίς φίλτρο, ενώ ο παραγωγικός μπορεί να ξεχωρίζει τη διαφορά του «επείγοντος» από το «σημαντικό».
4. Ο απασχολημένος χάνεται εύκολα εξαιτίας των περισπασμών και διασπάται η προσοχή του συνεχώς -π.χ. ελέγχει και απαντά στα emails του καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας, ενώ ο παραγωγικός έχει ορίσει ένα σύστημα με βάση το οποίο εργάζεται τόσο για τα σημαντικά, όσο και για τα πλέον βαρετά -όπως το να ελέγξεις τα emails σου τα οποία ελέγχει και απαντά σε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας που τον εξυπηρετούν.
5. Ο απασχολημένος αισθάνεται και λειτουργεί με διαθεσιμότητα 24/7, ενώ ο παραγωγικός γνωρίζει πότε πρέπει να «κλείσει» την πόρτα.
6. Ο απασχολημένος σπάνια παίρνει ανάσα, ενώ ο παραγωγικός αναγνωρίζει τη σπουδαιότητα του διαλείμματος στο ωράριο εργασίας σου.
Γιατί το να είσαι παραγωγικός είναι εξαιρετικά σημαντικό;
Οι απασχολημένοι άνθρωποι είναι καταπληκτικοί στο να φαίνονται «πολύ απασχολημένοι», ενώ οι παραγωγικοί απλά έχουν δρομολογήσει ό,τι χρειάζεται. Η βασική τους διαφορά έγκειται στα αποτελέσματα που φέρνουν, όπου στη πρώτη περίπτωση δεν υπάρχουν παρά την έντονη προσπάθεια, ενώ στη δεύτερη είναι γεγονός χάρη στις στοχευμένες επιλογές!
Τί αλλάζει στη ζωή μου;
Καταφέρνοντας να είστε περισσότερο παραγωγικοί, έχετε τη δυνατότητα να απολαύσετε μερικά πολύ σημαντικά οφέλη:
· Καλύτερη ισορροπία προσωπικής/επαγγελματικής ζωής
· Αυξημένη εργασιακή απόδοση (performance)
· Πιο γρήγορη επίτευξη στόχων
· Μειωμένο άγχος και stress
· Περισσότερες πιθανότητες εξέλιξης στην εργασία
· Ενίσχυση της προσωπικής και εργασιακής ικανοποίησης
4 βήματα για να γίνετε πιο παραγωγικοί
1. Συγκεντρωθείτε σε ένα πράγμα (τη φορά)
Μπορεί να υπάρχει δεκάδες πράγματα που μπορείτε να κάνετε μέσα στην ημέρα, αλλά ποια είναι αυτά τα οποία θα έχουν πραγματική σημασία αν ολοκληρωθούν; Ποια είναι αυτά τα οποία θα φέρουν αποτελέσματα και θα σας φέρουν πιο κοντά στον στόχο σας; Με αυτά ξεκινήστε! Tip: Αν σας διευκολύνει, χωρίστε το κάθε ένα από αυτά σε μικρότερα κομμάτια και αφιερωθείτε αποκλειστικά στην ολοκλήρωσή τους.
2. Γίνετε οι masters της ατζέντας σας
Αφιερώστε μία ώρα το Σαββατοκύριακο και περάστε στη agenda σας όλα όσα έχετε προγραμματίσει για την εβδομάδα που έρχεται από meetings, τηλεφωνήματα, zoom calls μέχρι και διαλείμματα ή τηλεφωνήματα που θα θέλατε να κάνετε! Έτσι, έχετε δύο πλεονεκτήματα: από τη οργανώνεστε, ενώ καταγράφοντας όλα όσα κάνετε θα μπορείτε πιο εύκολα να αντιληφθείτε που ξοδεύετε χρόνο ενώ δεν χρειάζεται!
3. Σκεφτείτε «μικρότερα»
Δείτε ρεαλιστικά την ημέρα σας και μάθετε να θέτετε μικρότερους, εφικτούς στόχους κι όχι μεγάλους μη ρεαλιστικούς. Αυτό το βήμα ενδεχομένως κάποιους να σας δυσκολέψει, αλλά προσπαθήστε να μείνετε μαζί μου. Μπορείτε να κρατήσετε τα μεγαλύτερα tasks σας, αλλά χωρίστε τα σε μικρότερα, πιο εφικτά τμήματα τα οποία μπορείτε να δρομολογήσετε μέσα στην ημέρα σας, συνδυαστικά με άλλα «επείγοντα» ζητήματα που μπορεί να προκύψουν. Μην ξεχνάτε άλλωστε, ότι είναι πολύ πιο ενθαρρυντικό και κινητοποιητικό να επιστρέψετε σπίτι μετά από ένα 8ωρο έχοντας ολοκληρώσει μία λίστα με τρία σημαντικά tasks, παρά να έχετε «περάσει» επιδερμικά 10 άλλες αρμοδιότητες, που τελικά δεν καταφέρατε καμία να φέρετε εις πέρας ως το τέλος του ωραρίου σας.
4. Περιορίστε ή εξαφανίστε- στο δυνατό- τους περισπασμούς
Σας έχει συμβεί εργασία του δεκαλέπτου να την ολοκληρώσετε σε μία ώρα – ή το αντίστροφο; Οι περισπασμοί είναι ο εχθρός της παραγωγικότητας!
Περισπασμοί μπορεί να είναι το κινητό σας, τα social media και όλες οι ειδοποιήσεις που τα συνοδεύουν, μία συνάδελφος που σας ενοχλεί συστηματικά για οτιδήποτε, το τηλέφωνο, ο θόρυβος του δρόμου που έρχεται από το ανοιχτό παράθυρο. Είναι σημαντικό να αντιληφθείτε τους περισπασμούς του χώρου που εργάζεστε και να προσπαθήσετε να τους περιορίσετε για κάποια ώρα, ώστε να δουλέψετε πιο συγκεντρωμένοι. Φυσικά αυτό, δεν θα μπορεί να συμβεί για όλο το 8ωρο, αλλά σίγουρα μπορείτε να το διεκδικήσετε για τουλάχιστον 10-15 λεπτά κάποιες ώρες της ημέρας, που είμαι σίγουρη ότι θα είναι αρκετά για να βγάλετε σημαντική δουλειά!
5. Ορίστε το δικό σας σύστημα Δημιουργήστε ένα δικό σας σύστημα το οποίο θα ακολουθείτε κάθε εβδομάδα και κάθε ημέρα. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει:
Προγραμματισμός της ημέρας από το πρωί
Έλεγχος και απαντήσεις σε emails συγκεκριμένες ώρες
Προτεραιοποίηση με βάση τη σπουδαιότητα, αλλά και τη διάρκεια ενός project
Επιλογή των tasks που επιθυμείτε οπωσδήποτε να έχετε ολοκληρώσει μέχρι το τέλος της ημέρας
Ορισμός συγκεκριμένων ωρών κατά τη διάρκεια των οποίων θα μειώνετε τους περισπασμούς (π.χ. απενεργοποίηση ήχου στο κινητό ή ενημέρωση των συναδέλφων να μην ενοχλήσουν για το επόμενο μισάωρο).
Ώρες διαλείμματος
Το περιεχόμενο του συστήματος είναι καθαρά δική σας επιλογή. Το πιο σημαντικό από όλα είναι να εξυπηρετεί εσάς και τις ανάγκες σας και κυρίως να φροντίσετε να είστε συνεπής σε αυτό στο μεγαλύτερο ποσοστό της ημέρας ή της εβδομάδας. 6. Μειώστε τα «πρέπει» Όπως σε όλα στη ζωή μας, έτσι κι εδώ το πρέπει μόνο σας περιορίζει, ενώ δημιουργεί μία αρνητική ενέργεια που μόνο παραγωγικότητα δεν φέρνει. Πολλές φορές, όταν χανόμαστε μεταξύ λιστών με αρμοδιότητες που «πρέπει» να γίνουν, πελαγώνουμε κι αγχωνόμαστε για το ποια χρειάζεται να ξεκινήσουμε πρώτη, δεύτερη κι αν τελικά «πρέπει» να τις κάνουμε όλες ή τις μισές. Την επόμενη φορά, αντί να αναρωτηθείτε αν «πρέπει» να κάνετε κάτι, ερωτηθείτε: Τί κερδίζω αν το ολοκληρώσω σήμερα και τί χάνω αν το αφήσω στην άκρη;
Μην ξεχνάτε ότι το να περιμένετε να κάνετε ό,τι προκύπτει σε μία ημέρα, είναι το λιγότερο μη ρεαλιστικό και άκρως εξαντλητικό – ειδικά όταν αυτή η ημέρα επαναλαμβάνεται 7 φορές την εβδομάδα κάθε μήνα, κάθε χρόνο και σας κάνει έτσι να πέφτετε για ακόμη μία φορά στην παγίδα του απασχολημένου.
_________________________________
Τα coaching προγράμματα παρέμβασης πραγματοποιούνται τόσο δια ζώσης, όσο και online - αν έχετε περισσότερες απορίες μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω της φόρμας επικοινωνίας, ή τηλεφωνικά, διαφορετικά μπορείτε να επισκεφτείτε τις πιο συχνές ερωτήσεις που μου κάνουν για περισσότερες διευκρινήσεις.