Όλοι καλούμαστε να εργαζόμαστε σε πολύ γρηγορότερους ρυθμούς πλέον. Τί γίνεται, όμως, όταν το tempo κάποιου μέλους της ομάδας σου διαφέρει σημαντικά από αυτό των υπόλοιπων μελών;
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι ρυθμοί στους οποίους εργαζόμαστε έχουν αυξηθεί εξαιρετικά. Μοιάζει σαν να μην φτάνουν πια οι 24 ώρες. Σαν να χρειάζεται να κάνουμε όλο και περισσότερα σε λιγότερο χρόνο. Τί κάνεις, λοιπόν, όταν παρατηρείς στην ομάδα σου κάποιον να κινείται πολύ πιο αργά; Πώς θα καταλάβεις τους λόγους για τους οποίους κινείται σε αυτή την ταχύτητα ή πως θα μπορούσες να τον βοηθήσεις να καταλάβει γιατί είναι σημαντικό να "αλλάξει ταχύτητα" και ότι είσαι εκεί για να τον στηρίξεις σε αυτή την αλλαγή;
Επιπτώσεις
Αυτό που έχει διαπιστωθεί είναι ότι ενώ ο πιο αργός ρυθμός ενός μέλους μιας ομάδας, μοιάζει να ζημιώνει μόνο την παραγωγικότητα της πρώτης, στην πραγματικότητα βλάπτει και το ηθικό της (Linsay McGregor, Primed to Perform) , αφού "όταν μία ομάδα βρίσκεται υπό πίεση και καλείται να παραδώσει κάτι σε συγκεκριμένο deadline, οτιδήποτε την κρατήσει πίσω λειτουργεί εξαιρετικά αποθαρρυντικά". Παρόλα αυτά, η τρομοκράτηση των ανθρώπων "για να κάνουν πιο γρήγορα" είναι το λιγότερο αποτελεσματική. Όλοι έχουμε βιώσει την εμπειρία του να έχουμε πάνω από το κεφάλι μας έναν Manager που απαιτεί από εμάς να κάνουμε "πιο γρήγορα", με εμάς να αναρωτιόμαστε: "Πόσο πιο γρήγορα;", "γιατί πιο γρήγορα;", "πότε και πως θα καταλάβω ότι έχω βελτιώσει την ταχύτητά μου;". Στην πραγματικότητα αυτό που έχει ανάγκη κάθε εργαζόμενος, είναι έναν manager συνοδοιπόρο στη διαδικασία αυτή, να τον στηρίξει και να σταθεί δίπλα του υποστηρικτικά, ενθαρρύνοντάς του και δίνοντας συνεχή ανατροφοδότηση στα βήματα ανάπτυξης αυτής της δεξιότητας. Κάθε εργαζόμενος που καλείται να εργαστεί πιο γρήγορα χρειάζεται έναν manager που δεν θα τον προσεγγίσει με μία "διορθωτική" διάθεση ώστε να τον βοηθήσει να "διορθώσει ή να φτιάξει ένα ελάττωμά του", αλλά με μία διάθεση ενδυνάμωσης.
"Βοηθώντας σε να εργαστείς πιο γρήγορα, στην πραγματικότητα σου δίνει επιπλέον εργαλεία για να κάνεις ακόμα πιο επιτυχημένα αυτό που ήδη κάνεις, χτίζοντας έτσι, ένα οπλοστάσιο χρήσιμο για τη γενικότερη ανάπτυξή σου στην εταιρεία."
Εντόπισε την πηγή της "νωθρότητας"
Υπάρχουν πάρα πολλοί λόγοι που κάποιο μέλος της ομάδας σου μπορεί να μην εργάζεται στους ρυθμούς που επιθυμείς. Μπορεί να πιστεύεις ότι γνωρίζεις τη ρίζα του προβλήματος, αλλά να θυμάσαι ότι ο καλύτερος τρόπος είναι να ρωτήσεις ανοιχτά, αφού ό,τι κι αν σκέφτεσαι είναι υποθέσεις κι όχι απαραίτητα η πραγματικότητα.
Προτίμησε να μην μπεις στη συζήτηση αυτή με προκαθορισμένα ή αυθαίρετα συμπεράσματα. Αυτό που μπορεί να δυσκολεύει το μέλος της ομάδας σου μπορεί να είναι ένα νέο task για το οποίο δεν έχει αρκετή γνώση κι άρα χρειάζεται περισσότερο χρόνο για να το διερευνήσει και να το διαχειριστεί αποτελεσματικά. Μπορεί να έχει υψηλό δείκτη τελειομανίας, με αποτέλεσμα να περνά πολύ χρόνο ελέγχοντας τα αποτελέσματα του προτού τα παραδώσει. Μπορεί να αναμένει να ολοκληρωθεί μία άλλη εργασία από κάποιο άλλο μέλος της ομάδας που έχει καθυστερήσει. Μπορεί να μην λειτουργεί πολύ αποτελεσματικά η επικοινωνία μεταξύ των ομάδων με κενά που δημιουργούν την αργοπορία που παρατηρείται. Ακόμα, μπορεί να μην έχει συνειδητοποιήσει καν ότι δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σου αναφορικά με τους χρόνους ολοκλήρωσης των έργων του.
Ξεκίνησε λοιπόν, τη συζήτηση υποθέτοντας καλή πρόθεση: "Το μέλος της ομάδας μου κάνει ό,τι καλύτερο μπορεί, θέλει να κάνει καλή δουλειά κι αν γνώριζε πως να βελτιωθεί, θα το έκανε!"
Προσεγγίζοντας μία τέτοια συζήτηση με την περιέργεια να ακούσεις, να μάθεις, να καταλάβεις (κι όχι να προβάλλεις τα προκαθορισμένα συμπεράσματά σου) θα σε βοηθήσει να δημιουργήσεις τις συνθήκες για μία πιο παραγωγική συζήτηση με ανοιχτότητα σε πιθανές λύσεις κι ενέργειες.
2. Θέσε ξεκάθαρες και συγκεκριμένες προσδοκίες
Ένας από τους λόγους που κάποιος δυσκολεύεται να αναγνωρίσει ότι καθυστερεί, οφείλεται στο γεγονός ότι δεν γνωρίζει πραγματικά τι αναμένεται από αυτόν. Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για έναν εργαζόμενο σε ένα νέο task, ένα νέο project η έναν νέο ρόλο είναι να καταλάβει πότε είναι αποτελεσματικός, πως μοιάζει η επιτυχία; Εκεί, είναι που χρειάζεται να επέμβει σημαντικά ο manager για να καθορίσει τις απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα.
Αντί, λοιπόν, να δυσανασχετήσετε ανοιχτά με ένα μέλος της ομάδας σας που καθυστέρησε να φέρει την οικονομική αναφορά που του ζητήσατε ήδη από την προηγούμενη εβδομάδα, προσπαθήσετε να καθίσετε δίπλα του, να συζητήσετε μαζί του τί συνέβη, τί τον δυσκόλεψε, που κατά τη γνώμη του οφείλετε το ότι ξεπέρασε το deadline, και σχεδιάστε ένα πλάνο για όσα χρειάζεται να παραδώσει.
Δώστε του καθοδήγηση σχετικά με όσα χρειάζεται να δίνει μεγαλύτερη σημασία κι όσα δεν χρειάζεται να τον/ην απασχολούν τόσο πολύ.
Οι άνθρωποι που είναι τελειομανείς επωφελούνται εξαιρετικά από τέτοιες συζητήσεις, αφού αποτελεί για εκείνους ιδιαίτερη πρόκληση να μπορούν να ξεχωρίσουν που έχει αξία να είναι ιδιαίτερα λεπτομερείς και που δεν χρειάζεται.
Αυτό σημαίνει ότι -για αρχή- είναι στο χέρι του manager να "φωτίσει" τους στόχους και τις προτεραιότητες (κι ας μοιάζει κάποιες φορές σαν micro-management).
3. Εξάλειψε τα εμπόδια
Υπάρχουν πολλά εμπόδια που κάποιος μπορεί να αντιμετωπίζει στην εργασία του, για τα οποία ένας manager να μην έχει ενημερωθεί. Το να είναι ένας εργαζόμενος παραγωγικός και συνεπής στα project του, μπορεί να είναι σχεδόν αδύνατο αν γίνεται παρέλαση συναδέλφων στο γραφείο του για συμβουλές ή βοήθεια και το τηλέφωνο δεν σταματά να χτυπάει στιγμή.
Μπορεί να ενημερωθείς ότι το "αργό" μέλος της ομάδας σου δεν έχει τον κατάλληλο εξοπλισμό για να δουλέψει, τον έχει αλλά δεν έχει εκπαιδευτεί για τη χρήση του, ή του λείπουν (π.χ. digital tools) και κάνει πολλές εργασίες χειροκίνητα, ενώ θα μπορούσα να αυτοματοποιηθούν. Μπορεί ακόμα να συνειδητοποιήσεις ότι ο εργαζόμενός σου έχει ανάγκη από έναν εκτυπωτή, αφού τον χρησιμοποιεί πάνω από 5 φορές την ημέρα και διασχίζει την εταιρεία μέχρι την άλλη άκρη της, προκειμένου να κάνει τη δουλειά του.
Κάνε ερωτήσεις ζητώντας να μάθεις λεπτομέρειες για τη διαδικασία που ακολουθεί, ώστε να συλλέξεις όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζεσαι για να καταλάβεις τι εμποδίζει την παραγωγικότητά του και να συζητήσετε ενεργά πιθανές λύσεις σε κάθε εμπόδιο. Μόλις ανακαλύψεις τι μπλοκάρει την επιτυχία του, προχωρήστε σε ένα brainstorming και μάθε πως χρειάζεται να τον υποστηρίξεις στην προσπάθειά του.
4. Τμηματοποίησε τα μεγάλα Project σε μικρότερα βήματα
Χώρισε μεγαλύτερα projects σε μικρότερα βήματα, θέστε χρόνο-δριαγράμματα κι ορίστε check ins που θα βοηθήσουν και τις δύο πλευρές να παρακολουθείτε την πρόοδό της ομάδας. Η τμηματοποίηση ενός μεγαλύτερου έργου σε μικρότερα βήματα θα βοηθήσει τα μέλη της ομάδας σου να:
ενεργήσουν ΄άμεσα χάρη στα σύντομα deadlines (αίσθηση επείγοντος)
ενισχύσουν την αυτοπεποίθησή και κινητοποίησή τους, βλέποντας να πετυχαίνουν πολλά (μικρά) βήματα
αισθανθούν ότι τα tasks είναι εφικτά κι άρα μπορούν να τα διαχειριστούν, μειώνοντας το στρες που πιθανόν ένα μεγαλύτερο έργο να δημιουργούσε.
5. Εντόπισε τα Project που πραγματικά απολαμβάνουν
Ο αποτελεσματικός επιμερισμός εργασιών, δεν συμβαίνει όταν απλά μοιράζουμε ρόλους κι αρμοδιότητες, αλλά όταν μοιράζουμε εργασίες στην ομάδα μας που πραγματικά απολαμβάνουν. Ανακαλύπτοντας ποιες εργασίες απολαμβάνει η ομάδα μας, ανακαλύπτουμε και σε τι είναι πραγματικά καλοί - μία πληροφορία που αν αξιοποιήσουμε σωστά θα ενισχύσει τη παραγωγικότητά της στο μέγιστο!
Ένας συχνός λόγος που οι άνθρωποι "ρίχνουν ρυθμούς" είναι το burn out και συχνά αυτό συμβαίνει είτε γιατί βρίσκουν βαρετά όσα τους ανατίθενται, είτε γιατί δεν βρίσκουν κάποιο νόημα για εκείνους μέσα σε αυτά.
Αν έχεις την ευελιξία να αναθέσεις στην ομάδα σου εργασίες που πραγματικά θα απολαύσουν, εργασίες στις οποίες είναι εξαιρετικοί και βρίσκουν χώρο για να εκφράσουν τα ιδιαίτερα θετικά τους στοιχεία και δεξιότητες, δεν θα έχεις μόνο πιο γρήγορους και παραγωγικούς υφιστάμενους, αλλά και πιο αφοσιωμένους!
6. Μην ξεχνάς να δίνεις feedback
Aκόμα κι αν βρεις τη ρίζα της "αργοπορίας" ,ακόμα κι αν δημιουργήσετε ένα "τέλειο" πλάνο λύσεων που θα βοηθήσει τον υφιστάμενό σου να δουλεύει πιο γρήγορα κι αποδοτικά, αν παραλείπεις την ανατροφοδότηση δεν θα έχεις μακροπρόσθεσμα αποτελέσματα.
Αν παρατηρήσεις βελτίωση μην ξεχάσεις να τον επιβραβεύσεις!
Θυμήσου να συνδέσεις την πρόοδό του, με τα θετικά του στοιχεία, την προσωπική του ανάπτυξη και την ικανότητά του να εξελίσσεται στον ρόλο του. Ομοίως, αν βρεις τρόπους να επιβραβεύσεις το μέλος της ομάδας ή ολόκληρη την ομάδα, κάνε το!
Συνοψίζοντας οι βασικοί κανόνες που χρειάζεται να θυμάσαι:
Dos
Ξεκίνησε τη συζήτηση διερεύνησης των λόγων που κάποιος δουλεύει πιο αργά με περιέργεια κι ανοιχτότητα. Μπορεί να εκπλαγείς με όσα θα ακούσεις.
Θέσε ξεκάθαρους στόχους και προσδοκίες , ώστε να τον βοηθήσεις να καταλάβει τι περιμένεις από αυτόν.
Δώσε του να αναλάβει εργασίες που γνωρίσεις ότι απολαμβάνει πραγματικά. Ο χαρούμενος εργαζόμενος είναι γρήγορος (κι αποτελεσματικός) εργαζόμενος!
Dont's
Αντιμετώπισέ τον με δεδομένα που δείχνουν ότι είναι πιο αργός από την υπόλοιπη ομάδα. Αυτή η στρατηγική ενδεχομένως να ζημιώσει την κινητοποίηση αλλά και το ηθικό του, ενώ ένα πιθανό πλάνο δράσεων/λύσεων που θα δημιουργηθεί σε αυτή τη βάση δεν θα έχει αποτέλεσμα.
Άφησέ το εντελώς πάνω του. Άφησε τις όποιες αλλαγές χρειάζεται να κάνει στο εργασιακό του περιβάλλον ή στο workload του ο ίδιος. Θα είναι πιο αποτελεσματικό να τον βοηθήσεις να κάνετε brainstoming πιθανών εναλλακτικών και να του παρέχεις όποια εργαλεία ή training χρειάζεται.
Ξεχνάς να κάνεις follow up στην πρόοδό του αναγνωρίζοντας ή επιβραβεύοντας τα βήματα που έχουν γίνει ή ρωτώντας πως θα μπορούσες να τον βοηθήσεις.
_________________________________
Τα coaching προγράμματα παρέμβασης πραγματοποιούνται τόσο δια ζώσης, όσο και online σε ιδιώτες ή εταιρείες- αν έχετε περισσότερες απορίες μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω της φόρμας επικοινωνίας, ή τηλεφωνικά.