Αν μόλις έκανες κλικ σε αυτό το άρθρο, μάλλον έχεις κι εσύ συναντήσει έναν συνάδελφο που είναι εξαιρετικός στη δουλειά του, αλλά συμπεριφέρεται συστηματικά σαν να μην ισχύουν οι κανόνες γι’ αυτόν. Καλώς ήρθες στο club – ένα club με πολλά μέλη.
Μία παρόμοια ιστορία ήταν κι αυτή του coachee μου, ας τον πούμε Νίκο, έναν Art Director, με την (ας την πούμε) Μαρία, μια εξαιρετικά ταλαντούχα σχεδιάστρια προϊόντων. Η σύγκρουση του με τη Μαρία ήταν το βασικό topic των συνεδριών μας κι αυτό που τελικά τον έφερε στο γραφείο μου. Η Μαρία ήταν δημιουργική και εξαιρετική όχι μόνο στην εύρεση ιδεών αλλά και στην εφαρμογή τους, αλλά αγνοούσε συστηματικά τις διαδικασίες της εταιρείας, προκαλώντας πολλά προβλήματα.
Αυτό το φαινόμενο -δυστυχώς- δεν είναι σπάνιο. Από τον πωλητή που δεν καταγράφει ό,τι χρειάζεται στο CRM μέχρι τον Team Leader που καθυστερεί στις συναντήσεις, αφήνοντας όλους τους υπόλοιπους να τον περιμένουν- οι “παραβάτες των κανόνων” βρίσκονται παντού.
Η συνεργασία με τους “παραβάτες κανόνων” μπορεί να προκαλέσει ιδιαίτερη δυσφορία στην καθημερινότητά μας, ειδικά αν είμαστε άτομα που προτιμούν να ακολουθούν τους κανόνες.
Το χειρότερο φαίνεται να είναι ότι όταν ο παραβάτης είναι ταλαντούχος και αποτελεσματικός στην εργασία του, οι προϊστάμενοι μπορεί να παραβλέπουν την συμπεριφορά του, κάνοντάς τους υπόλοιπους να αισθανόμαστε αδικαιολόγητοι για την επιμονή μας στις διαδικασίες ή στη χειρότερη αδικημένοι.
Η διαχείριση ανθρώπων που αποτελούν πρόκληση για εμάς είναι μέρος της εργασιακής μας καθημερινότητας, και είναι απόλυτα φυσικό να νιώθουμε απογοητευμένοι όταν δεν μπορούμε να απαιτήσουμε απλώς να τηρούνται οι συμφωνηθέντες κανόνες, τα πρότυπα ή οι δοθείσες διαδικασίες. Για να καταφέρουμε να διαχειριστούμε σωστά αυτό το ζήτημα στην αρχή του, είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι θα πρέπει να το αντιμετωπίσουμε χωρίς να δημιουργήσουμε εχθρότητα ή να βλάψουμε τη συνεργασία μας – όσο δύσκολο κι αν ακούγεται αυτό– καθώς έτσι, μόνο χειρότερα μπορεί να γίνουν τα πράγματα, φέρνοντας κι άλλα, νέα προβλήματα προς επίλυση.
Πάμε, λοιπόν, να δούμε βήμα-βήμα πως θα μπορούσαμε να προσεγγίσουμε ένα τέτοιο πρόβλημα;
1 / Δες την τάση του συναδέλφου σου να παραβιάζει κανόνες υπό το σωστό πρίσμα
Είναι εύκολο να θυμώνουμε όταν συνέχεια μαζεύουμε τα κομμάτια ή διορθώνουμε τα λάθη που προκαλεί κάποιος άλλος – στο σημερινό μας θέμα, ο “παραβάτης κανόνων”. Μπορεί να νιώθετε ότι καθαρίζετε συνεχώς τα μπερδέματα ή μπλεξίματά τους, διορθώνετε τη δουλειά τους, ή συμπληρώνετε τα κενά που αφήνουν. Η αδικία όλων αυτών είναι πολύ πιθανό να σας επηρεάσει και να προκαλέσει αγανάκτηση.
Ενώ εσείς ακολουθείτε προσεκτικά κάθε βήμα, κάθε κανόνα, κάθε “πρέπει”, αυτοί φαίνεται να παραλείπουν πράγματα χωρίς συνέπειες.
Πριν αφήσετε αυτήν την απογοήτευση να φτάσει στο απροχώρητο, κάντε ένα βήμα πίσω.
Σκεφτείτε τη γνωστική προκατάληψη (γνωστική παγίδα) που μας κάνει να δίνουμε υπερβολική έμφαση στον χαρακτήρα ή την προσωπικότητα ενός ατόμου, όταν εξηγούμε τη συμπεριφορά του, ενώ υποτιμούμε την επίδραση εξωτερικών παραγόντων (θεμελιώδη απόδοση λάθους- fundamental attribution error).
Με άλλα λόγια, μπορεί να υποθέτετε ότι ο συνάδελφός σας είναι τεμπέλης, απρόσεκτος ή προκαλεί σκόπιμα προβλήματα, αλλά στην πραγματικότητα μπορεί να υπάρχουν άλλοι λόγοι για τη συμπεριφορά του. Ίσως προσωπικά ζητήματα τον αποσπούν ή ίσως βρίσκεται υπό πίεση από τους ανωτέρους για να παραδώσει αποτελέσματα γρήγορα, ακόμη και αν αυτό σημαίνει να παραβιάσει διαδικασίες. Αυτό δεν δικαιολογεί τις ενέργειές του, αλλά η κατανόηση ότι μπορεί να υπάρχει κάτι περισσότερο πίσω από τη συμπεριφορά του μπορεί να σας βοηθήσει να προσεγγίσετε την κατάσταση με μεγαλύτερη ηρεμία, χωρίς να αφήσετε τα συναισθήματα να σας κατακλύσουν.
2 / Πριν συγκρουστείς, επικοινώνησε δείχνοντας περιέργεια
Βρείτε μια ήσυχη στιγμή όταν και οι δύο είστε απαλλαγμένοι από οποιονδήποτε περισπασμό και σε χαλαρή διάθεση. Τότε, ξεκινήστε με μια μη επιθετική ερώτηση που να ενθαρρύνει τη συζήτηση, όπως: “Έχω παρατηρήσει ότι συχνά ακολουθείς μια διαφορετική προσέγγιση στη [διαδικασία]. Μπορείς να μου εξηγήσεις τη σκέψη σου γι’ αυτό;” ή “Φαίνεται πως το [πρωτόκολλο] δεν λειτουργεί για σένα. Τι σε δυσκολεύει;”
Καθώς ο συνάδελφός σας απαντά, ακούστε προσεκτικά και κάντε επιπλέον ερωτήσεις όπως:
- Ποια μέρη της διαδικασίας λειτουργούν καλά για σένα;
- Αν μπορούσες να αλλάξεις κάτι, τι θα ήταν;
- Δεν μπορούμε να καταργήσουμε τελείως τη [διαδικασία], οπότε ποιος θα ήταν ένας λογικός συμβιβασμός;
Δείξτε ότι ενδιαφέρεστε, όχι ότι κρίνετε. Μπορεί να μάθετε κάτι για το λόγο που παραλείπουν βήματα. Ίσως σας πουν ότι ποτέ δεν εκπαιδεύτηκαν σωστά ή ότι έχουν εμπειρία από προηγούμενη δουλειά, όπου τα πράγματα γίνονταν διαφορετικά και πιο αποτελεσματικά.
3 / Εξήγησε τον σκοπό ή το όφελος
Είναι επίσης πιθανό ο συνάδελφός σας να μην κατανοεί γιατί οι κανόνες είναι σημαντικοί.
Μπορεί να τους βλέπει ως περιττή γραφειοκρατία και όχι ως πολύτιμα εργαλεία. Η δική σας δουλειά είναι να γεφυρώσετε το χάσμα, δείχνοντάς τους όχι μόνο γιατί οι κανόνες είναι σημαντικοί, αλλά κυρίως, πώς μπορούν να ωφεληθούν άμεσα ακολουθώντας τους.
Στην συνεργασία μας με τον Νίκο. εκείνος είπε στη Μαρία: «Ξέρω ότι τα reviews μπορεί να φαίνονται ότι σε καθυστερούν, αλλά μας έχουν γλιτώσει από μεγαλύτερους ελέγχους αργότερα. Θυμάσαι το project “Χ” νωρίτερα φέτος; Εντοπίσαμε μια ασυνέπεια στo branding της εταιρείας νωρίς στη διαδικασία review, κάτι που έσωσε την ομάδα σου από το να χρειαστεί να εργαστεί μία εβδομάδα επιπλέον.»
Το κλειδί είναι να παρουσιάσετε τα επιχειρήματά σας εστιάζοντας στο όφελος από αυτό – σε αυτό που κι εκείνοι κερδίζουν.
Ίσως η τήρηση των διαδικασιών σημαίνει λιγότερες επείγουσες καταστάσεις της τελευταίας στιγμής, λιγότερες επαναλήψεις των ίδιων εργασιών, περισσότερη αναγνώριση για τις προσπάθειές τους, ομαλότερη συνεργασία και καλύτερη ισορροπία εργασίας-ζωής.
Μπορείτε επίσης να εξηγήσετε πώς οι ενέργειές τους επηρεάζουν τους άλλους. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: «Όταν οι εκθέσεις εξόδων υποβάλλονται χρησιμοποιώντας αυτή τη λίστα ελέγχου, βοηθά την Οικονομική Διεύθυνση να κλείσει τα βιβλία πιο γρήγορα και όλοι παίρνουμε τις αποζημιώσεις μας γρηγορότερα.»
4 / Να είσαι ευέλικτ@ (όπου είναι δυνατό)
Το γνωστό σε όλους μας “έλα να βρεθούμε στην μέση”. Σκεφτείτε ποια θα μπορούσε να είναι η “μέση” με τον παραβατικό συνάδελφο που έρχεται στο μυαλό σας.
Πού θα μπορούσατε- για παράδειγμα- να τροποποιήσετε μια διαδικασία, διατηρώντας ταυτόχρονα κάποια σημαντικά σημεία ελέγχου; Ο στόχος είναι να διατηρήσετε το πνεύμα του κανόνα ενώ προσαρμόζετε την εκτέλεση σε κάτι που ο συνάδελφός σας είναι πιο πιθανό να ακολουθήσει. Για παράδειγμα:
- Προτείνετε ένα check-in διάρκειας 30 λεπτών, αντί για μια συνάντηση μιας ώρας.
- Προτείνετε να συγκεντρώνουν ενημερώσεις μία μέρα την εβδομάδα, αντί για καθημερινές ενημερώσεις.
- Δημιουργήστε ένα πρότυπο που τους επιτρέπει να παράγουν αναφορές πιο εύκολα (και να ακολουθούν τη μορφή που επιθυμείτε).
Θεωρήστε – και προτείνετε – αυτές τις αλλαγές ως πειράματα. Ορίστε ένα χρονικό διάστημα για να δοκιμάσετε μια νέα προσέγγιση — πείτε έναν μήνα ή ένα τρίμηνο — και στην συνέχεια επαναξιολογήστε και κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές.
5 / Παράμεινε σταθερ@ όταν σου ζητούν να υπερβείς τους κανόνες
Παρά τις καλύτερες προθέσεις μας να δείξουμε κατανόηση και να συνεργαστούμε, μερικές φορές ο μόνος τρόπος να προχωρήσουμε είναι απλώς βάζοντας ξεκάθαρα και σταθερά όρια.
Αναγνωρίστε ευγενικά αλλά σταθερά τη δική τους οπτική και στην συνέχεια επικοινωνήστε το όριό σας. Αυτό μπορεί να ακούγεται κάπως έτσι: “Εκτιμώ ότι θέλεις να το ολοκληρώσεις γρήγορα. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνεις είναι να το υποβάλλεις, χρησιμοποιώντας αυτή τη φόρμα και στην συνέχεια θα αξιολογήσουμε και θα προτεραιοποιήσουμε το αίτημα.”
Αν προσπαθήσουν να αντιδράσουν ή να διαφωνήσουν, επαναλάβετε τη θέση σας χρησιμοποιώντας παρόμοιες λέξεις: “Καταλαβαίνω ότι βιάζεσαι, αλλά η διαδικασία μας είναι να αξιολογούμε όλα όσα έρχονται μέσω της φόρμας. Αυτός είναι ο τρόπος που διασφαλίζουμε ότι κάθε τμήμα εξετάζει τα αιτήματα δίκαια και ισότιμα.”
. . .
1. Τι κάνω αν δεν πιάσει τίποτα από τα παραπάνω;
Αν καμία από τις προσεγγίσεις δεν έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα, φαντάζομαι πόσο απογοητευτικό μπορεί να είναι. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ίσως είναι σημαντικό να ζητήσετε υποστήριξη από ανώτερους ή το τμήμα ανθρώπινων πόρων (HR). Μπορεί να βοηθήσει η μεσολάβηση τους για να διευκολυνθεί η επικοινωνία. Παράλληλα, προσπαθήστε να εστιάσετε στις θετικές πτυχές της συνεργασίας και να αναγνωρίσετε τις καλές πρακτικές όταν συμβαίνουν. Αν το πρόβλημα συνεχίζει να υφίσταται, ίσως είναι απαραίτητο να επανεξετάσετε τις αρμοδιότητές σας και να βρείτε τρόπους να περιορίσετε την έκθεσή σας σε αυτές τις συμπεριφορές.
2. Πώς να διαχειριστώ την κατάσταση αν η συμπεριφορά του συναδέλφου αρχίζει να επηρεάζει την απόδοσή μου και την ψυχική μου υγεία;
Αν η συμπεριφορά του συναδέλφου αρχίζει να επηρεάζει την απόδοσή σας και την ψυχική σας υγεία, είναι φυσικό να αισθάνεστε πιεσμένοι και αγχωμένοι. Είναι σημαντικό να θέσετε σαφή όρια και να ζητήσετε υποστήριξη. Μιλήστε με τον προϊστάμενό σας και εκφράστε με ειλικρίνεια πώς η κατάσταση επηρεάζει την εργασία και την ευημερία σας. Αν αυτό δεν αποδώσει, εξετάστε τη δυνατότητα να αναλάβετε διαφορετικά έργα ή να μετακινηθείτε σε άλλο τμήμα, αν είναι εφικτό. Μην διστάσετε να αναζητήσετε υποστήριξη από έναν επαγγελματία ψυχικής υγείας για να διαχειριστείτε το στρες και την πίεση. Επίσης, αναλογιστείτε αν υπάρχει σύγκρουση αξιών και πεποιθήσεων μεταξύ εσάς και του συναδέλφου σας, καθώς αυτό μπορεί να προκαλεί τις συγκρούσεις και να επηρεάζει την ψυχική σας ηρεμία.
Βιβλιογραφία
- Treviño, L. K., Weaver, G. R., & Reynolds, S. J. (2006). Behavioral ethics in organizations: A review. Journal of Management, 32(6), 951-990. Διαθέσιμο εδώ.
- Robinson, S. L., & Bennett, R. J. (1995). A typology of deviant workplace behaviors: A multidimensional scaling study. Academy of Management Journal, 38(2), 555-572. Διαθέσιμο εδώ.
- Kidwell, R. E., & Martin, C. L. (2005). The prevalence (and ambiguity) of deviant behavior at work. In R. E. Kidwell & C. L. Martin (Eds.), Managing Organizational Deviance (pp. 1-20). Sage Publications.
